Cómo revisar CFDI recibidos, gastos e IVA
Un flujo práctico para depurar CFDI recibidos, pagos, complementos y evidencia antes del cierre mensual.
La bandeja de CFDI recibidos sirve para construir el universo de revisión, pero no reemplaza la conciliación. El cierre mensual exige distinguir qué se facturó, qué se pagó, qué sigue pendiente, qué documento fue cancelado y qué evidencia falta para sostener el tratamiento contable o fiscal.
1. Delimita el universo antes de sumar
Selecciona RFC, mes y dirección del comprobante. Separa facturas recibidas, notas de crédito, pagos, nómina y retenciones. Conserva XML y metadata, pero no los mezcles como si fueran el mismo tipo de evidencia. Si hay moneda extranjera, documenta el tipo de cambio utilizado para cada propósito.
2. Valida identidad, contenido y estatus
Revisa UUID, RFC, nombre, fecha, tipo de comprobante, moneda, subtotal, impuestos y total. Confirma el estatus ante el SAT y relaciona cancelaciones con sustituciones cuando existan. Un documento cancelado contabilizado no debe desaparecer del papel de trabajo: debe quedar como excepción con efecto y responsable.
3. Confronta factura, pago y contabilidad
El match más sólido reúne documento, proveedor, importe, fecha, póliza y referencia bancaria. Una coincidencia de importe y fecha cercana puede orientar, pero no siempre demuestra que el pago corresponde a ese CFDI. Clasifica la confianza del match y conserva los casos dudosos como pendientes.
| Estado | Qué significa | Siguiente acción |
|---|---|---|
| Conciliado | Documento, registro y pago cuentan con evidencia consistente | Conservar trazabilidad |
| Pendiente de soporte | La operación parece identificada, pero falta documento relevante | Solicitar evidencia concreta |
| Requiere ajuste | Existe diferencia explicada que amerita una póliza propuesta | Validar con el contador responsable |
| No concluyente | La información no permite sostener una conclusión | No declarar como conciliado |
4. Trata PUE y PPD de forma distinta
El método de pago orienta la revisión, pero no sustituye el hecho económico. Para PPD, identifica cobros o pagos parciales, saldos y el complemento correspondiente. Para PUE, confronta el flujo y documenta diferencias de fecha. En ambos casos, evita inferir pago únicamente desde una etiqueta del CFDI.
5. Revisa el IVA con su propio papel de trabajo
Separa base, tasa, IVA trasladado, retenciones y momento de pago. Después verifica la relación con actividades que permiten acreditamiento y cualquier proporción aplicable. El resultado prellenado o detectado por software es un punto de control, no una autorización automática.
6. Analiza proveedores, no sólo documentos
Agrupar por RFC permite detectar concentración, duplicados, proveedores nuevos, montos atípicos y datos inconsistentes. La frecuencia de comprobantes no equivale al gasto más importante; conviene revisar tanto cantidad como importe y materialidad.
7. Convierte las diferencias en trabajo asignable
Una excepción útil contiene periodo, UUID, proveedor, importe según cada fuente, diferencia, posible causa, riesgo, evidencia disponible y responsable. “No cuadra” no es una conclusión trabajable. “CFDI PPD sin complemento visible, pago localizado el 18 de julio, pendiente confirmar UUID relacionado” sí lo es.
Qué automatizar y qué conservar bajo criterio profesional
- Automatizable: descarga, normalización, filtros, búsqueda, agrupación, detección de estatus y exportación.
- Asistido: posibles coincidencias, alertas por PPD, XML incompletos o cancelaciones.
- Profesional: deducibilidad, acreditamiento, materialidad, razón de negocio, ajuste y presentación.
En Inteligencia de Gastos, el usuario abre una señal y llega al Explorer CFDI con el periodo y filtros relacionados. Desde ahí puede revisar el detalle y exportar el universo a Excel sin perder el contexto de la empresa seleccionada.
Preguntas frecuentes
¿La metadata del SAT sustituye al XML?
No. Puede servir como índice y control de universo, pero el XML contiene el detalle estructurado necesario para varias revisiones.
¿Debo eliminar de mi revisión los CFDI cancelados?
No. Deben identificarse y explicarse, especialmente si existe un pago, una póliza o una sustitución relacionada.
¿Un Excel es suficiente para conciliar?
Es un buen papel de trabajo si conserva campos clave, fuentes y responsables. No sustituye los XML, estados de cuenta, pólizas ni soporte de la operación.